Γράφει η ΟΥΤΣΗ.Ι. ΧΡΥΣΗ
Π.Ε ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ ΠΟΛΙΤΩΝ
Mentor Δημόσιας Διοίκησης
MSc Διεθνείς Σχέσεις, Στρατηγική και Ασφάλεια
Το πιο θεμελιώδες χαρακτηριστικό της δημόσιας υπηρεσίας πρέπει να είναι η προθυμία της να εξυπηρετεί τους πολίτες γύρω από την αρχή της χρηστής διοίκησης. Μια δημόσια υπηρεσία πιστή στην πιο θεμελιώδη αποστολή της πρέπει να αναγνωρίζεται για τη δέσμευσή της στη συνεχή βελτίωση των υπηρεσιών λόγω του σεβασμού της προς τους πολίτες που υπηρετεί. O ψηφιακός μετασχηματισμός που βιώσαμε τα τελευταία χρόνια έχει περιέλθει σε όλους τους τομείς. Ειδικότερα, η Δημόσια Διοίκηση βρίσκεται αντιμέτωπη με μια τεράστια πρόκληση, αυτή της διαχείρισης της αλλαγής. Ο στόχος δεν είναι μόνο η προσαρμογή στην αλλαγή, αλλά και η ηγεσία της, περιγράφοντας νέα μονοπάτια, στρατηγικές και προωθώντας μια προσέγγιση στην καινοτομία. Απαιτείται μια αλλαγή από τις άκαμπτες γραφειοκρατικές δομές στις ευέλικτες προσανατολισμένες στο στόχο. Αυτή η εξέλιξη πρέπει να υποστηρίζεται από συγκεκριμένες δεξιότητες, όπως η διαχείριση έργου και η εργασία διαδικασιών. Απαιτεί μια βαθιά πολιτική αλλαγή που να εμπλέκει όλους τους φορείς που εμπλέκονται στη διοικητική μετάβαση. Ωστόσο, η αλλαγή δεν μπορεί να συμβεί χωρίς να ληφθεί υπόψη o ανθρώπινος παράγοντας, η συμμετοχή και η παρακίνηση του προσωπικού, η ανάπτυξη ειδικών και διοικητικών δεξιοτήτων και η δημιουργία παραγόντων αλλαγής, είναι κρίσιμοι παράγοντες για τη διασφάλιση της επιτυχίας των πρωτοβουλιών αυτής. Επομένως, η υιοθέτηση της διαχείρισης αυτής της αλλαγής με ενσυναίσθηση, αποφασιστικότητα και ευελιξία γίνεται ένας απαραίτητος μοχλός για την προώθηση της αποτελεσματικότητας, της καινοτομίας των υπηρεσιών και της ικανοποίησης πολιτών και επιχειρήσεων.
Για να αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά η διοικητική μετάβαση, το προσωπικό της δημόσιας διοίκησης πρέπει να διαθέτει ένα σύνολο βασικών δεξιοτήτων-«μαλακών δεξιοτήτων», δεξιότητες διαχείρισης έργων και δεξιότητες εργασίας στη διαδικασία, για την αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής και την προώθηση ενός συνεργατικού, αποδοτικού και αποτελεσματικού περιβάλλοντος εργασίας.
Οι κρίσιμες «μαλακές δεξιότητες» (soft skills)
Οι «μαλακές δεξιότητες», είναι οι δεξιότητες που προέρχονται από τη συναισθηματική μας ικανότητα και είναι κρίσιμες για τη διαχείριση αυτής της μετάβασης. Αυτές περιλαμβάνουν:
- Αποτελεσματική επικοινωνία: Μεταφορά με σαφήνεια των πληροφοριών και των οδηγιών, η επικοινωνία με συναδέλφους-ενδιαφερόμενους φορείς και πολίτες, η παρακίνηση του προσωπικού, η διαχείριση των συγκρούσεων, καθώς και η διατήρηση μιας συνεχής ροής πληροφοριών κατά την αλλαγή.
- Ηγεσία και λήψη αποφάσεων: Ικανότητα ηγεσίας και λήψης στρατηγικών αποφάσεων, εμπλέκοντας και εμπνέοντας άλλους να ακολουθήσουν ένα κοινό όραμα.
- Διαχείριση Αλλαγών: Ικανότητα διαχείρισης και προσαρμογής στις αλλαγές, πρόβλεψη προκλήσεων, μετριασμός κινδύνων και ανάπτυξη στρατηγικών για την αντιμετώπιση του νέου πλαισίου.
- Ενσυναίσθηση και Συναισθηματική Νοημοσύνη: Κατανόηση των συναισθημάτων και των προοπτικών των άλλων για τη διατήρηση της εμπιστοσύνης και της συνεργασίας κατά την αλλαγή.
- Επίλυση προβλημάτων: Να είστε σε θέση να αντιμετωπίζετε σύνθετα προβλήματα, να σκέφτεστε δημιουργικά και να βρίσκετε καινοτόμες λύσεις για να ξεπερνάτε τα εμπόδια.
- Ομαδική εργασία και συνεργασία: Αποτελεσματική εργασία σε ομάδες, ενθάρρυνση της ποικιλομορφίας των προοπτικών και εκτίμηση των δεξιοτήτων, των ικανοτήτων και των ταλέντων κάθε ατόμου για την επίτευξη κοινών στόχων.
- Ευελιξία και προσαρμοστικότητα: Ετοιμότητα για αλλαγή προσεγγίσεων και στρατηγικών όταν είναι απαραίτητο για να αντιμετωπιστούν νέες προκλήσεις, να επανεξεταστούν και να τροποποιηθούν απόψεις.
- Ικανότητες διαπραγμάτευσης και διαχείρισης συγκρούσεων: Ικανότητα κατανόησης των θέσεων που εμπλέκονται στη σύγκρουση, ικανότητα διαπραγμάτευσης μεταξύ των μερών, διαχείριση καταστάσεων σύγκρουσης, επίτευξη συμβιβασμών για το κοινό καλό.
- Κριτική και αναλυτική σκέψη: Κριτική αξιολόγηση πληροφοριών, λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων και ανάλυση των συνεπειών των ενεργειών.
- Ανθεκτικότητα και διαχείριση άγχους: Διαχείριση προσωπικού και οργανωτικού άγχους, οδηγώντας άλλους σε δύσκολες στιγμές, ανθεκτικότητα σε περιόδους αβεβαιότητας και αστάθειας.
Η ανάπτυξη και η καλλιέργεια αυτών των «soft skills» μπορεί να καταστήσει τις διοικητικές μεταβάσεις πιο αποτελεσματικές, να βελτιώσει τη διαχείριση της αλλαγής και να ενισχύσει ένα υγιέστερο και πιο παραγωγικό οργανωτικό κλίμα.
Δεξιότητες Διαχείρισης Έργου
Στη διαδικασία διοικητικής μετάβασης, εκτός από τις «μαλακές δεξιότητες», οι δεξιότητες Διαχείρισης Έργου είναι απαραίτητες γιατί μας επιτρέπουν να εργαστούμε για στόχους και αποτελέσματα. Μεταξύ των δεξιοτήτων διαχείρισης έργου που πρέπει να αποκτήσει το προσωπικό για να υποστηρίξει τη διοικητική μετάβαση, πρέπει να υπάρχει:
- Στρατηγικός Σχεδιασμός: Αναπτύξτε λεπτομερή σχέδια για τη διαχείριση της μετάβασης, προσδιορίζοντας βασικούς στόχους, απαιτούμενους πόρους και χρονοδιαγράμματα εκτέλεσης.
- Κατανομή πόρων: Κατανείμετε αποτελεσματικά τους πόρους, όπως το προσωπικό, την τεχνολογία, τον προϋπολογισμό και τον χρόνο, για να μεγιστοποιήσετε την αποδοτικότητα και να επιτύχετε τα καλύτερα αποτελέσματα κατά τη διάρκεια των φάσεων της αλλαγής.
- Παρακολούθηση και έλεγχος: Παρακολουθήστε συνεχώς την πρόοδο, εντοπίστε τυχόν αποκλίσεις από τα σχέδια και πραγματοποιήστε έγκαιρες διορθώσεις ή προσαρμογές για να διασφαλίσετε την επιτυχία.
- Διαχείριση Κινδύνων: Προσδιορίστε, αξιολογήστε και μετριάστε τους κινδύνους που σχετίζονται με τη μετάβαση, βοηθώντας στην πρόληψη πιθανών προβλημάτων και προσαρμογή των στρατηγικών ανάλογα.
- Συμμετοχή ενδιαφερομένων: Συμμετοχή και διαχείριση διαφόρων ενδιαφερομένων μερών αποτελεσματικά, διασφαλίζοντας υποστήριξη και ευθυγράμμιση των διαφορετικών οραμάτων.
Στην ουσία, οι δεξιότητες διαχείρισης έργων παρέχουν εργαλεία και μεθοδολογίες για την αποτελεσματική και οργανωμένη διαχείριση της πολυπλοκότητας, διευκολύνοντας την εφαρμογή της αλλαγής και υποστηρίζοντας τη διοικητική μετάβαση.
Η αλλαγή που απαιτείται για να επιτευχθεί η διοικητική μετάβαση
Η οργανωτική κουλτούρα πρέπει να μετατοπιστεί από μια νοοτροπία προσανατολισμένη στη νομοθεσία σε μια νοοτροπία που να αγκαλιάζει την καινοτομία, την υπευθυνότητα και τον προσανατολισμό στα αποτελέσματα. Αυτό απαιτεί τρεις προϋποθέσεις.
- Η πρώτη προϋπόθεση είναι η αποτελεσματική ηγεσία: οι προϊστάμενοί πρέπει να αναλάβουν το ρόλο των υποκινητών της αλλαγής και πρέπει να υιοθετήσουν καινοτόμα μοντέλα συμπεριφοράς, παρέχοντας ένα θετικό παράδειγμα για το προσωπικό. Πρέπει να είναι οραματιστές ηγέτες, υποστηρικτές της τεχνολογικής και οργανωτικής καινοτομίας, πειραματιστές νέων προσεγγίσεων, έργων, πρακτικών εργασίας. Οι διευθυντές πρέπει να είναι οι πρώτοι που θα συμμετάσχουν στη διαδικασία αλλαγής.
- Η δεύτερη προϋπόθεση είναι η συνεχής εκπαίδευση, καθώς είναι απαραίτητο να διασφαλίζεται ότι το προσωπικό αναπτύσσει συνεχώς τις δεξιότητες που απαιτούνται για τη διοικητική μετάβαση. Οι δημόσιοι υπάλληλοι θα πρέπει να ενθαρρύνονται να συμμετέχουν ενεργά σε προγράμματα κατάρτισης, εργαστήρια και ανταλλαγές καλών πρακτικών, προωθώντας έτσι μια κουλτούρα συνεχούς μάθησης και συνεπώς αλλαγής.
- Η τρίτη προϋπόθεση είναι η εισαγωγή συστημάτων κινήτρων, τα οποία θα πρέπει να επιβραβεύουν την επίτευξη των στόχων και τη συμβολή στη διοικητική αποτελεσματικότητα, ενθαρρύνοντας έτσι το προσωπικό να υιοθετήσει την προσέγγιση που βασίζεται σε στόχους και αποτελέσματα.
Η σημασία της ενσυναίσθησης και της αποτελεσματικής επικοινωνίας στην ηγεσία του ανθρώπινου δυναμικού
Στο σημερινό δυναμικό εργασιακό περιβάλλον, ο ρόλος του ηγέτη ανθρώπινου δυναμικού έχει καθοριστικό ρόλο. Πέρα από τη διοικητική διαχείριση, ένας αποτελεσματικός ηγέτης σε αυτόν τον τομέα πρέπει να καλλιεργεί ανθρώπινες δεξιότητες όπως η ενσυναίσθηση και η αποτελεσματική επικοινωνία. Η ενσυναίσθηση, η ικανότητα κατανόησης των συναισθημάτων των άλλων, δημιουργεί ένα περιβάλλον εμπιστοσύνης και συνεργασίας μέσα στην ομάδα και κατά επέκταση στους πολίτες. Ένας ηγέτης με ενσυναίσθηση κατανοεί τις ανάγκες και τις ανησυχίες των υπαλλήλων του, κάτι που ενισχύει τις σχέσεις και τη εμπιστοσύνη. Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι ένας άλλος θεμελιώδης πυλώνας της ηγεσίας στο ανθρώπινο δυναμικό. Ένας ηγέτης που επικοινωνεί με σαφήνεια και διαφάνεια δημιουργεί σαφείς προσδοκίες, διευκολύνει την επίλυση συγκρούσεων και προάγει ένα κλίμα διαφάνειας και ειλικρίνειας. Επιπλέον, η αποτελεσματική επικοινωνία επιτρέπει στον ηγέτη να μεταφέρει το όραμα και τις αξίες του οργανισμού, ευθυγραμμίζοντας έτσι ολόκληρη την ομάδα προς έναν κοινό στόχο. Όταν ένας ηγέτης ανθρώπινου δυναμικού ενθαρρύνει την ενσυναίσθηση και την αποτελεσματική επικοινωνία, δημιουργείται ένα θετικό και παραγωγικό περιβάλλον εργασίας. Οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι τους εκτιμούν και τους κατανοούν, κάτι που μεταφράζεται σε μεγαλύτερη δέσμευση, ικανοποίηση από την εργασία και απόδοση.
Συμπεράσματα
Στην χώρα μας το νέο σύστημα αξιολόγησης και το ετήσιο σχέδιο ανάπτυξης του Ν. 4990/2022 προβλέπονται εννέα (9) δεξιότητες, που επιδιώκεται η αναβάθμιση του ανθρώπινου δυναμικού, η βελτίωση της δημόσιας διοίκησης, καθώς και η αναβάθμιση της ποιότητας υπηρεσιών προς τους πολίτες. Για να πραγματοποιηθεί αυτή η διοικητική μετάβαση, είναι απαραίτητη μια κοινή δέσμευση για την προώθηση της ανάπτυξης δεξιοτήτων και τη δημιουργία μιας νέας οργανωτικής κουλτούρας. Μόνο μέσω της συνεργασίας μεταξύ εργαζομένων, προϊσταμένων και υπευθύνων χάραξης πολιτικής θα είναι δυνατό να μετατραπεί η ελληνική δημόσια διοίκηση σε πιο αποτελεσματική και προσανατολισμένη στο αποτέλεσμα.
